Dịch vụ thuê máy photocopy được các văn phòng sử dụng phổ biến hiện nay bởi nó sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như: không tốn khoản đầu tư ban đầu, chi phí thấp, không cần lo lắng khi máy gặp sự cố, luôn được sử dụng máy mới.

Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc trước khi ra quyết định thuê máy photocopy. Dưới đây là 5 câu hỏi cần đặt ra trước khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy mà TST Group tổng hợp được trong quá trình hoạt động.

Nên đầu tư mua máy mới hay nên thuê máy?

Khi đặt câu hỏi này bạn nên hoàn toàn chắc chắn rằng công ty của bạn sẽ có khả năng chi trả phí thuê máy hàng tháng trong thời hạn thuê máy. Sau đó, nên xem xét những ưu điểm khi mua máy hoặc thuê máy trong quá trình hoạt động. Đối với nhiều công ty khi sử dụng dịch vụ thuê máy là có thể tiết kiệm khá nhiều tiền đầu tư thiết bị ban đầu kèm những chi phí phát sinh. Thêm nữa, thuê máy rất linh hoạt, có thể thay đổi theo từng thời kỳ hoạt động của công ty. Do đó, dịch vụ thuê máy photocopy hợp lý đối với mọi doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi công ty bạn có lượng photo quá ít hoặc công ty bạn làm ngành dịch vụ về photocopy, in ấn, scan thì bạn lại không nên sử dụng dịch vụ thuê máy. Khi đó bạn nên mua máy in mini tích hợp đa chức năng (in, copy, scan, fax) – với trường hợp lượng photo của công ty bạn ít. Nếu bạn làm trong ngành dịch vụ về in ấn thì bạn nên đầu tư mua một chiếc máy photo mới với đầy đủ chức năng.

Hợp đồng thuê máy có thời hạn bao lâu?

Để tiết kiệm chi phí thì bạn nên sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy trong thời hạn từ 12 tháng trở lên bởi thời hạn thuê máy dưới 12 tháng thì phí thuê sẽ cao hơn. Nhưng bạn không nên thuê máy trong thời gian quá 5 năm bởi khi đó số tiền bạn phải bỏ ra lớn hơn chi phí đầu tư mua máy mới, mà khi hết thời hạn hợp đồng bạn lại không được sở hữu chiếc máy đó.

Nên thuê máy tốc độ cao hay tốc độ thấp?

Máy photo có rất nhiều loại với các mức tốc độ khác nhau. Bạn nên xem xét nhu cầu sử dụng của công ty bạn mà quyết định nên thuê máy có tốc độ cao hay thấp.

Nên thuê máy in phun, máy photocopy laser hay máy kỹ thuật số?

Trước khi quyết định vấn đề này thì bạn phải hiểu được chức năng của các loại máy này.

Máy in phun: mực in phun đắt hơn so với mực in laser vì vậy giá của nó cũng cao hơn. Công suất của máy in phun thấp hơn, do đó bạn phải thay thế giấy và mực in thường xuyên. Cuối cùng là tốc độ của máy in phun chậm hơn các loại máy khác rất nhiều. Vì vậy, máy in phun thực sự không có lợi về lâu dài.

Máy in laser: đây là lựa chọn phổ biến của đa số doanh nghiệp bởi tốc độ nhanh, chi phí thấp và chất lượng khi in tốt hơn.

Máy photocopy kỹ thuật số: loại máy này bao gồm cả chức năng in, scan, lưu trữ tài liệu. Vì vậy, nó được lựa chọn khá nhiều trong các doanh nghiệp lớn, nhu cầu sử dụng đa dạng.

Khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy thì ngoài chi phí hàng tháng có phát sinh những chi phí khác hay không?

Khi bạn ký kết hợp đồng thuê máy thì bên cho thuê phải có trách nhiệm đảm bảo cho máy hoạt động liên tục trong quá trình sử dụng. Nếu bạn sử dụng trong định mức quy định của hợp đồng thì bạn không phải trả bất kỳ một khoản chi phí nào, bạn chỉ tốn tiền mua giấy. Nếu bạn sử dụng quá hạn mức thì bạn phải trả thêm cước phí ứng với số lượng bạn dùng thêm.

Hy vọng với những thông tin trên bạn đã có thể đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty.